Personeelsdossier

Voor werkgevers of HR-functionarissen is het belangrijk om personeelsdossiers bij te houden van alle werknemers. Het is natuurlijk verleidelijk om daarin zoveel mogelijk informatie te verzamelen, want wie weet komt het nog eens van pas. Logisch, maar toch mag dat niet zomaar. U moet namelijk wel rekening houden met de privacy van uw werknemers en u mag daarom alleen persoonsgegevens verwerken in uw personeelsdossiers die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting. Maar wat is dan noodzakelijk?

De gegevens moeten ter zake doen en actueel zijn en mogen niet langer bewaard worden dan nodig. Een beoordelingsformulier van het afgelopen jaar is absoluut noodzakelijk te noemen, want u hebt er belang bij om de ontwikkeling van uw werknemer te kunnen volgen. Een beoordelingsformulier van twintig jaar geleden echter, toen de werknemer ook nog eens een totaal andere functie had, is al veel minder snel noodzakelijk en die moet u daarom misschien wel verwijderen. Misschien bewaart u in uw personeelsdossier wel geboortekaartjes die uw werknemers gestuurd hebben. Leuk, want dan kunt u uw werknemer feliciteren met de verjaardag van zijn of haar kind. Attent van u, maar is het ook noodzakelijk?

Nee dus, en daarom strikt genomen niet toegestaan. Personeelsdossiers van werknemers die niet meer bij de organisatie werkzaam zijn hebt u al helemaal niet meer nodig en die moeten daarom zeker verwijderd worden. Een uitzondering daarop vormt de salarisadministratie: die gegevens mag (moet) u tot 2 jaar na uitdiensttreding van de werknemer bewaren, omdat de belastingdienst die gegevens ter controle moet kunnen inzien.

Naast regels over de inhoud van het personeelsdossier, zijn er ook regels over de rechten die uw werknemers in dat kader hebben. Een werknemer mag zijn of haar personeelsdossier bijvoorbeeld zelf inzien. Voor meer informatie over de rechten van betrokkenen ten aanzien van hun persoonsgegevens verwijzen wij u naar de pagina rechten betrokkenen.

Zijn uw personeelsdossiers op orde? Neemt u bij twijfel gerust contact op met het Privacyrechtteam van Valegis Advocaten.