Privacy & Personeel

Elke organisatie met personeel komt in  aanraking met vraagstukken rondom de privacy van werknemers. Iedereen begrijpt wel, dat er privacy-aspecten verbonden zijn aan (verborgen) cameratoezicht, maar privacy speelt veel vaker, en zelfs al in het sollicitatieproces een rol.

PERSONEELSDOSSIER
Werkgevers verwerken veel persoonsgegevens van hun werknemers. Deze zijn opgeslagen in een (al dan niet elektronisch) personeelsdossier. Werkgevers moeten (ook) daarbij rekening houden met de privacy van hun werknemers. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier en mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is. De gegevens moeten ter zake doen. Zij moeten de werknemers informeren over waarom zij hun gegevens verzamelen en de gegevens beveiligen zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen. Zij mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is en moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien en eventueel te corrigeren. Gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor de gegevens worden verzameld. Voor gegevens met betrekking tot het ziekteverzuim van een werknemer geldt als richtlijn een bewaartermijn tot twee jaar na het einde van het dienstverband. Ook moet er aandacht zijn voor de betrokkenheid van derde partijen bij het verwerken van persoonsgegevens van werknemers. Wanneer bijvoorbeeld de loonadministratie wordt uitbesteed, is het noodzakelijk met die derde partij een verwerkersovereenkomst te sluiten. De werkgever blijft namelijk verantwoordelijk en is verplicht daarover goede afspraken te maken met de verwerker.

RECRUITMENT
Bent u van plan een sollicitant te gaan Googelen, hem of haar op te zoeken op social media? Dat wordt beschouwd als ‘screening’ en u zult dit dan vooraf moeten melden, zelfs al in de tekst van de vacature. Alleen zo is voldaan aan de eis dat een betrokkene vooraf wordt geïnformeerd over de gegevensverwerking.

Dat neemt niet weg dat er ook dan beperkingen zijn; logischerwijze is het bij de screening van sollicitanten niet toegestaan om bijzondere persoonsgegevens (zoals ras, geloofsovertuiging) te verwerken. Het is voorts niet toegestaan te vragen te stellen die betrekking hebben op de gezondheid van de sollicitant en u mag ook niet op een andere manier proberen deze informatie te achterhalen. Dat is alleen anders indien de functie specifieke medische vereisten aan de sollicitant stelt.

Voor vragen aan een sollicitant zijn over een mogelijke zwangerschap of kinderwens geldt zelfs dat men niet verplicht is hierop te antwoorden. Hier geldt zelfs een ‘liegrecht’.  

ZIEKTE
Wanneer een werknemer zich ziek meldt, hebben veel organisaties de neiging om veel informatie te vragen over (de achtergrond van) de ziekmelding en deze informatie op te slaan in de personeelssystemen. Los van het feit dat een werkgever slechts om bepaalde gegevens mag vragen, mag de werkgever die gegevens in beperkte mate administreren. Het is voor een werkgever slechts toegestaan om die gegevens te administreren die noodzakelijk zijn om het verloop van het ziekteverzuim van de werknemer te kunnen monitoren. Dit gaat om informatie zoals de verwachte duur van het verzuim, praktische zaken zoals het verpleegadres, stand van werkzaamheden waarmee de werknemer bezig was etc. De werkgever mag geen vragen stellen over de ziekte zelf of vragen naar de gevolgen die de ziekte op korte en lange termijn voor de werknemer heeft. Het voorgaande is niet anders wanneer de werknemer zijn toestemming heeft gegeven of de informatie vrijwillig verstrekt. De werkgever mag de gegevens in dergelijke gevallen namelijk alleen verwerken, indien de werkgever daarbij een gerechtvaardigd belang heeft. Toestemming kan, wanneer het de relatie werkgever/werkne­mer betreft, zelden tot nooit de grondslag voor de gegevensverwerking zijn, omdat de werknemer de toestemming altijd vrij, specifiek en geïnformeerd moet geven. De afhankelijke relatie tussen werkgever en werknemer belet dit.

MONITORING VAN WERKNEMERS
Soms willen werkgevers hun werknemers monitoren. Dit is niet snel toegestaan want hiervoor moet de werkgever een gerechtvaardigd doel hebben en voorts zal hij de werknemers hierover vooraf moeten informeren. Zoals voor iedere verwerking van persoonsgegevens geldt, zal ook hier echter vooral moeten worden bezien of het doel op een voor de werknemers minder belastende wijze kan worden bereikt. 

Een voorbeeld is het monitoren van het e-mail- en internetgebruik van werknemers. Bij de controle moet de werkgever gebruik maken van middelen die zo min mogelijk inbreuk maken op de privacy van de werknemers. Denk hierbij aan het controleren van algemene data, zoals tijdstip, URL’s, type, frequentie, hoeveelheid etc.

Andere vormen van monitoring zijn bijvoorbeeld controle van (mobiel) telefoongebruik, cameratoezicht, controle van telefoongesprekken en uitlezen van gps-trackingsystemen in (bedrijfs)auto’s. Ook in die gevallen dient de werkgever zich ervan bewust te zijn dat de gegevens die hierdoor worden verkregen onder de werking van de Wbp vallen.

Meer informatie

Wij hebben ruime ervaring met al het bovenstaande: ons privacyrechtteam is u graag van dienst.