Hoe lang mogen persoonsgegevens bewaard worden binnen de arbeidsverhouding ?

Als werkgever verzamelt en gebruikt u natuurlijk allerlei soorten gegevens van uw werknemers (of vrijwilligers), bijvoorbeeld in het personeelsdossier. Maar gooit u ook wel eens iets weg, of bent u eerder een hamsteraar? Steeds vaker bereiken ons vragen over dit onderwerp: hoe lang mag ik iets bewaren in een personeelsdossier?

Privacy-aspecten
Als u gegevens verzamelt die direct of indirect herleidbaar zijn tot een persoon, dan bent u persoonsgegevens aan het verwerken. Voor de verwerking van persoonsgegevens gelden allerlei specifieke regels, die bedoeld zijn ter bescherming van de privacy van de betrokkenen. Die regels zijn vervat in de nu nog geldende Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), maar op 26 mei 2018 zal die wet vervangen zijn door de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, of GDPR: General Data Protection Regulation).

Persoonsgegevens mogen (nu en straks) alleen worden verwerkt als daar een wettelijke grondslag voor is. Er zijn meerdere grondslagen denkbaar, maar in arbeidsverhoudingen zijn er eigenlijk vaak maar twee echt van belang: verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (in dit geval is dat dus de arbeidsovereenkomst) of verwerking is noodzakelijk voor de verwerker (de werkgever) om te voldoen aan een wettelijke verplichting (denk daarbij bijvoorbeeld aan het voeren van een salarisadministratie).

De gegevens die in dat kader worden verzameld, moeten ter zake doen en actueel zijn en mogen ‘niet langer bewaard worden dan nodig’. Maar hoe lang is dat dan?

Bij veel gegevens geldt dat de verwerker dat zelf dient te beoordelen. U moet dus bij uzelf nagaan waarom u bepaalde gegevens bewaart en wanneer de gegevens eigenlijk niet langer nodig zijn. Het enkele argument “wie wat bewaart, die heeft wat” gaat in ieder geval niet op: gegevens bewaren omdat die misschien ooit nog wel eens van pas komen is niet toegestaan, er moet echt een duidelijke grondslag zijn en u moet als werkgever desgevraagd uitleg kunnen geven als u over uw bewaarbeleid vragen krijgt.

Niet voor alle persoonsgegevens geldt dat u zelf moet of mag bepalen wanneer de gegevens kunnen worden weggegooid. Voor bepaalde soorten gegevens gelden namelijk specifieke bewaartermijnen:

  • Sollicitatiegegevens: 4 weken na einde sollicitatieprocedure, tenzij toestemming sollicitant (dan echter nog steeds maximaal 1 jaar)
  • Personeelsdossier: 2 jaar na uitdiensttreding werknemer
  • Verklaring Omtrent Gedrag (VOG): 2 jaar na uitdiensttreding werknemer (de algemene gedachte is dat deze info valt onder het personeelsdossier)
  • Loonbelastinggegevens: 5 jaar na uitdiensttreding werknemer

 

Dit bericht is geschreven door Daphne Jerphanion.

Mocht u vragen hebben over het bewaren van specifieke (personeels)gegevens of andere privacygerelateerde zaken, dan kunt u altijd contact opnemen met ons.

Het Privacyrechtteam van Valegis:
Carolien Brederije
Natascha Niewold
Daphne Jerphanion
Andrea de Ruijter